1. Bakgrund
1.1 Denna integritetspolicy (”Policy”) beskriver hur IT-advokaterna i Sverige KB, org. nr. 969758-7179 (”IT-advokaterna”, ”vi” eller ”oss”), såsom personuppgiftsansvarig, behandlar dina personuppgifter inom ramen för vår verksamhet.
1.2 Vi behandlar dina personuppgifter i enlighet med denna Policy och tillämplig lag, såsom GDPR (EU/2016/679). I denna Policy finner du även information om dina rättigheter samt hur du kommer i kontakt med oss.
1.3 Beroende på vilken av våra tjänster du är involverad i varierar ändamålen och medlen för behandlingen av dina personuppgifter. Vi behandlar personuppgifter för de ändamål som anges under punkt 2 nedan.
Denna integritetspolicy är uppdaterad 13 september 2019.
2. Personuppgifter vi behandlar och för vilka ändamål
2.1. Utförande av uppdrag
Ändamålet med behandlingen
För att kunna ta oss an eller fullgöra ett uppdrag behöver vi behandla personuppgifter. Vilka uppgifter som behandlas och på vilket sätt beror på uppdragets art. Oavsett uppdragets art behöver vi dock alltid en kontaktperson hos varje kund för att kunna ta oss an eller fullgöra ett uppdrag, utföra jävskontroller samt för att kunna fakturera utfört arbete. Om du är kontaktperson för vår kund kommer vi därför att behandla dina kontaktuppgifter (namn, e-postadress och telefonnummer) för att utföra uppdraget. Dessa uppgifter får vi vanligtvis från dig, men ibland från någon annan på ditt företag. Beroende på uppdragets art behandlar vi även personuppgifter rörande personer som på annat sätt har koppling till uppdraget, såsom motparter, motpartsombud, anställda eller konsulter hos vår kund eller motpart, myndighetspersonal eller andra personer som är av relevans för uppdraget, i syfte att fullgöra vårt uppdrag från vår kund.
Personuppgifter vi behandlar
Personuppgifter vi behandlar i syfte att kunna utföra uppdrag:
- Företrädare/kontaktperson för kund
Namn, titel, arbetsgivare och kontaktuppgifter (såsom kontorsadress, e- postadress och telefonnummer). Om uppdraget påkallar det; personnummer eller annat identifikationsnummer, kopia av identitetshandling (exempelvis vid upprättande av fullmakt). - Företrädare/kontaktperson för motpart
Namn, titel, arbetsgivare och kontaktuppgifter (såsom kontorsadress, e- postadress och telefonnummer). Vi kommer även, om uppdraget påkallar det, behandla andra personuppgifter om dig så som information inkluderad i domar, avtal eller andra dokument som vi mottagit eller inhämtat inom ramen för vårt uppdrag. - Motpartsombud
Namn, titel, arbetsgivare och kontaktuppgifter (såsom kontorsadress, e- postadress och telefonnummer). - Annan anknytning till uppdraget
Beroende på uppdragets art kan vi behöva behandla information om kontaktpersoner hos kunder, motparter, myndigheter, företag eller andra organisationer i syfte att kontakta dessa för att utföra uppdraget för kunden. I de flesta fall behandlar vi endast namn, titel, arbetsgivare och kontaktuppgifter (såsom kontorsadress, e-postadress och telefonnummer). Personuppgifterna inhämtas ofta från den som personuppgifterna rör men kan även inhämtas från annan som förekommer i uppdraget såsom kunden, motpart eller dess ombud. I sällsynta fall kompletterar vi personuppgifterna genom inhämtning av information från allmänt tillgängliga register, offentliga myndigheter (exempelvis Bolagsverkets bolagsregister), kreditvärderingsinstitut, banker eller upplysningsföretag.
Laglig grund för behandlingen
Vi behandlar personuppgifter i den utsträckning det är nödvändigt för ändamålet att kunna fullgöra avtal om juridiska tjänster med våra kunder (inklusive fakturering), vilket är vårt och vår kunds berättigade intresse. Vad gäller ovanstående uppgifter bedömer vi att vårt och vår kunds berättigade intresse väger tyngre än de registrerades rättigheter och friheter. Vi utvärderar löpande om de uppgifter vi mottar eller ombeds inhämta utgör en oberättigad kränkning i de registrerades rättigheter och friheter.
Lagringsperiod
Vi är skyldiga enligt Advokatsamfundets vägledande regler om god advokatsed att spara personuppgifter som utgör del av uppdrag i tio år från dagen för uppdragets slutförande eller den längre tid som påkallas av uppdragets natur. Vi är skyldiga att spara personuppgifter kopplade till bokföring i sju år enligt bokföringslagen.
2.2. Rättsliga förpliktelser etc.
Vi kommer även behandla dina personuppgifter i den utsträckning det är nödvändigt för att uppfylla en rättslig förpliktelse eller för att kunna försvara oss mot ett rättsligt anspråk.
Som advokatbyrå är vi även skyldiga att följa Advokatsamfundets vägledande regler om god advokatsed. Detta innebär att vi kommer att behandla dina personuppgifter på det vis Advokatsamfundets vägledande regler om god advokatsed ålägger oss.
2.3. Marknadsföring
Ändamål
Vi behandlar dina personuppgifter i vår kommunikation med dig i syfte att marknadsföra och sälja våra tjänster samt i vår löpande kundvård. Kommunikationen omfattar utskick av nyhetsbrev, inbjudningar till kundaktiviteter eller annan information vi tror kan vara av intresse för dig i din yrkesroll.
Personuppgifter vi behandlar
Vi behandlar ditt namn, titel, e-post och telefonnummer som vi samlat in i samband med att du blev kund hos oss eller varit i kontakt med oss.
Laglig grund
Behandlingen av personuppgifter i marknadsföringsändamål görs med stöd av en intresseavvägning. I varje enskilt fall bedömer vi om vårt berättigade intresse att marknadsföra våra tjänster väger tyngre än den enskildes.
Lagringsperiod
Vi behandlar dina personuppgifter i marknadsföringsändamål endast så länge du eller din arbetsgivare har en relation med oss. Om du inte är kund hos oss men av annat skäl haft kontakt med oss kommer vi endast behandla dina uppgifter för marknadsföringsändamål så länge vår relation består.
2.4. Utvärdering av utfört uppdrag
Ändamål
Vi är intresserade av att veta hur våra kunder upplever vårt bemötande och tillhandahållande av juridiska tjänster. Vi kan därför efter slutfört uppdrag komma att be dig som representant för vår kund utvärdera vår prestation. Medverkan är frivillig.
Personuppgifter vi behandlar
Vi behandlar uppgifter om namn, titel, e-post och telefonnummer, som vi erhållit i samband med uppdraget. Om du väljer att medverka i en utvärdering behandlar vi även dina svar på denna.
Laglig grund
Behandlingen är nödvändig för ändamålet att sända en förfrågan om utvärdering så att vi kan förbättra våra tjänster, vilket är vårt berättigade intresse. I varje enskilt fall bedömer vi om vårt berättigade intresse att sända förfrågan om utvärdering väger tyngre än den enskildes.
Lagringsperiod
Vi anonymiserar alla svar på utvärderingar inom en månad från mottagandet.
2.5. Rekrytering
Ändamål
Om du skickar in en arbetsansökan (spontanansökan eller för en specifik position) via vår hemsida eller våra andra kommunikationskanaler (exv. e-post), behandlar vi dina personuppgifter i syfte att utvärdera din ansökan och rekrytera personal till vår verksamhet. Detta omfattar även, om tillämpligt, referens inom ramen för vår rekryteringsprocess.
Notera särskilt att vi kommer att dela dina personuppgifter med vår underleverantör som tillhandahåller rekryteringstjänster och administrerar personlighetstester å våra vägnar inom ramen för rekryteringsprocessen.
Vi ber dig att inte sända oss några känsliga personuppgifter (t.ex. information om hälsa eller etniskt ursprung). Om du erbjuds och accepterar anställning kommer en del av de personuppgifter som du lämnat till oss under rekryteringsprocessen bli en del av ditt anställningskontrakt.
Personuppgifter vi behandlar
- Identitetsuppgifter (t.ex. namn).
- Kontaktuppgifter (t.ex. e-postadress, telefonnummer, adress).
- Rekryteringsuppgifter (t.ex. CV, personligt brev).
- Information om vilken position och anställning du sökt.
- Kön, medborgarskap och nationalitet.
- Betyg, intyg, tidigare arbetslivserfarenhet, utbildning, referens- och bakgrundskontroller eller annan information som du tillhandahåller oss i din arbetsansökan.
Laglig grund
Behandlingen grundar sig på ditt samtycke att delta i en rekryteringsprocess.
Lagringsperiod
Din ansökan sparas alltid under hela rekryteringsprocessen. Om du inte erbjuds ett jobb hos oss kommer vi spara den information som vi samlat in om dig i upp till 24 månader efter att rekryteringsprocessen avslutats för att kunna bemöta eventuella krav från dig (t.ex. avseende diskriminering). Spontanansökningar sparas i upp till 12 månader från det att du skickar din ansökan till oss, såvida en rekryteringsprocess inte har initieras.
3. Mottagare av personuppgifter
Våra leverantörer av IT-tjänster och ekonomi behandlar personuppgifter å våra vägnar för att kunna leverera sina tjänster. Leverantörerna behandlar personuppgifter endast i enlighet med våra instruktioner och i den omfattning det är nödvändigt för att tillhandahålla tjänsterna, till exempel för att utreda fel.
3.2 Utöver vad som sägs ovan om våra leverantörer, lämnar vi endast ut personuppgifter till tredje man då det (i) särskilt överenskommits med oss, (ii) inom ramen för ett visst uppdrag är nödvändigt för att tillvarata vår kunds rättigheter, eller (iii) är nödvändigt för att vi skall kunna fullgöra lagstadgad skyldighet eller efterkomma myndighetsbeslut eller beslut av domstol.
3.3 Vi behandlar endast personuppgifter inom EU/EES.
4. Lagringsperiod
4.1 Dina personuppgifter sparas så länge det är nödvändigt för att uppfylla ändamålen med behandlingen. Därefter kommer vi att på ett säkert sätt radera eller avidentifiera dina personuppgifter så att det inte längre går att koppla dem till dig. Under punkt 2 ovan anges lagringsperioden för respektive behandlingsändamål.
4.2 Notera särskilt att de personuppgifter vi behandlar i samband med ett uppdrag sparas, i enlighet med Advokatsamfundets Vägledande regler för god advokatsed, under en tid om det senare av tio år från dagen för uppdragets slutförande, eller den längre tid som uppdragets natur kräver.
5. Dina rättigheter
5.1 Du kan när som helst utöva dina rättigheter i samband med vår behandling av dina personuppgifter.
- Tillgång till dina personuppgifter
Om inte lag eller Advokatsamfundets Vägledande regler för god advokatsed hindrar oss, har du rätt att begära och få en bekräftelse från oss om vi behandlar dina personuppgifter samt tillgång till de personuppgifter om dig vi behandlar, tillsammans med information om behandlingen och dina rättigheter (ett så kallat registerutdrag). - Begäran om rättelse
Du har rätt att utan onödigt dröjsmål på begäran få rättelse eller komplettering av dina personuppgifter om en personuppgift om dig är felaktig eller ofullständig. - Återkalla samtycke med framtida verkan
I den utsträckning vi behandlar dina personuppgifter med stöd av ditt samtycke har du rätt att, när som helst, återkalla ditt samtycke till fortsatt behandling. - Radering
Du har rätt att begära att dina personuppgifter raderas, exempelvis om personuppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de samlats in eller på annat sätt behandlats eller om personuppgifterna har behandlats på olagligt sätt. Detta gäller dock inte i den utsträckning behandlingen är nödvändig för att exempelvis uppfylla en rättslig förpliktelse eller för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. - Begränsning av behandling
Du har rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas. Notera dock att detta kan medföra att vi inte kan tillhandahålla våra tjänster. - Rätten att invända mot behandling
Du har rätt att göra invändningar mot behandling som grundar sig på en intresseavvägning samt behandling av dina personuppgifter för direktmarknadsföringsändamål. Detta gör du enkelt genom att kontakta oss (se kontaktuppgifter nedan). - Rätten att inge klagomål
Om du är missnöjd med vår behandling av dina personuppgifter eller anser att vi behandlat dina personuppgifter på ett felaktigt sätt uppskattar vi om du kontaktar oss med ditt klagomål så att vi kan hjälpa dig med din förfrågan eller klagomål. Vill du inte vända dig till oss eller blir du trots att du vänt dig till oss inte nöjd, kan du inge ett klagomål till en tillsynsmyndighet. Tillsynsmyndighet i Sverige är Datainspektionen (www.datainspektionen.se). - Ta tillvara dina rättigheter
För att ta till vara dina rättigheter, vänligen sänd ett e-postmeddelande till: info@itadvokaterna.se
6. Cookies
6.1 Vi använder inte cookies på vår hemsida.
7. Säkerhet
7.1 Vi har tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder på plats för att skydda dina personuppgifter mot obehörig åtkomst, förlust eller manipulation. Vi anpassar kontinuerligt våra säkerhetsåtgärder till den tekniska utvecklingen för att på så sätt upprätthålla en hög säkerhetsnivå.
7.2 Som advokatbyrå är vi skyldiga att följa Advokatsamfundets Vägledande regler för god advokatsed. Dessa syftar bland annat till att bevara lojaliteten, förtroendet och konfidentialiteten mellan oss och våra kunder. Personuppgifter, annan information och material behandlas därför alltid under strikt sekretess.
8. Kontakt
Du är välkommen att kontakta oss om du har frågor om eller synpunkter på denna Policy, vår behandling av dina personuppgifter eller av andra skäl vill få kontakt med oss.
IT-advokaterna i Sverige KB
Finnboda Kajväg 10, 9tr
SE 131 72 Nacka
Sverige
E-post: info@itadvokaterna.se
